Komunikasi Internal

Industri komunikasi secara umum di Indonesia, khususnya industri periklanan, telah banyak mengalami suka duka. Banyak perusahaan yang tumbang dan tak pernah terdengar lagi. Fortune sangat bersyukur telah menikmati 41 tahun kesuksesan di industri ini, lulus dari berbagai ujian yang menerpa perekonomian Indonesia.

Salah satu faktor yang berkontribusi besar dalam kesuksesan PT Fortune Indonesia Tbk bertahan dalam kurun waktu empat dasawarsa ini adalah budaya kekeluargaan. Di Fortune semua orang adalah anggota keluarga, semua orang harus dihormati, dan disyukuri keberadaannya sebagai kontributor kemajuan perusahaan.

Pak Indra Abidin membangun budaya ini sejak awal, mengingat waktu yang kita lalui di kantor lebih lama daripada waktu yang kita lalui di rumah. Kalau kantor tidak dianggap sebagai keluarga, bagaimana caranya agar warga dapat merasa betah, bahagia dan menemukan dunianya di Fortune. Pak Indra mengajarkan warganya untuk selalu menjaga sapaan yang penuh hormat kepada semua orang, dari pimpinan sampai office boy dan satpam. Kesantunan adalah hal yang diwajibkan. Setiap warga harus dipanggil dengan sebutan “Ibu” dan “Bapak” – menunjukkan penghargaan dan penghormatan. Budaya inilah yang dianggap sebagai implementasi budaya Timur di tengah tuntutan kompetisi global. Dengan budaya ini Pak Indra Abidin menetapkan “positioning” PT Fortune Indonesia Tbk sebagai perusahaan lokal, paling faham budaya Indonesia, dan berkualitas internsional. Komunikasi sarat dengan unsur budaya. Maka kemampuan memahami budaya Indonesia menjadi aspek yang sangat penting dalam menciptakan diferensiasi Fortune dalam industri komunikasi yang didominasi pemain multinasional.

Dalam membangun budaya kekeluargaan ini komunikasi internal sangat penting. Menurut riset perusahaan-perusahaan yang menerapkan komunikasi internal yang baik akan menikmati kesuksesan yang berkelanjutan (sustainable). Hal ini dapat dimengerti mengingat perusahaan digerakkan oleh manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang memiliki hati dan rasa, bukan mesin yang hanya butuh oli dan maintenance teknis. Bahkan perusahaan-perusahaan yang padat modal pun mengandalkan manusia untuk menjalankan mesin-mesin, dan menciptakan inovasi-inovasi mesin terbaru.

Manfaat komunikasi internal

1. Komunikasi internal membangun pemahaman, kebanggaan, keterlibatan dan internalisasi visi, missi serta nilai-nilai perusahaan. Internalisasi tersebut menciptakan aplikasi nilai-nilai dalam keseharian kegiatan usaha, dan membangun budaya perusahaan yang dibutuhkan untuk dapat mencapai visi missi perusahaan. Warga yang faham akan perilaku yang diharapkan perusahaan dalam pembangunan budaya usaha akan mudah menciptakan “allignment” antara nilai yang dianutnya dengan nilai perusahaan. Budaya inilah yang dibutuhkan untuk membangun “brand” perusahaan, di mana semua pihak mendapatkan pengalaman dan perlakuan yang seragam, sesuai standard yang telah ditetapkan. Kepuasan konsumen dan kualitas layanan dihasilkan dari internalisasi yang berkelanjutan dari nilai-nilai tersebut.
2. Komunikasi internal menciptakan dukungan terhadap kebijakan manajemen dan upaya-upaya transformasi usaha dalam menjawab tantangan pasar. Perubahan tak pernah enak dan seringkali mengganggu “status quo”. Tanpa dukungan dari seluruh warga, mustahil transformasi dapat berjalan efektif. Padahal perusahaan yang menang di kemudian hari adalah perusahaan yang mampu beradaptasi dan melakukan transformasi secepat atau lebih cepat dari transformasi pasar. Perlu terjadi diskusi, keterlibatan dan motivasi untuk menciptakan kebanggaan dan dukungan penuh terhadap kebijakan-kebijakan tersebut.
3. Komunikasi internal membuat warga mengerti apa yang dilakukan oleh bagian-bagian lainnya, menciptakan perasaan satu kesatuan dalam sebuah keluarga besar yang bekerja untuk satu impian. Hal ini membangun kebanggaan, rasa kedekatan dan semangat untuk berkontribusi terhadap cita-cita bersama. Berbagai perbedaan dan konflik akan dapat diselesaikan dengan adanya pandangan terhadap cita-cita bersama tersebut.Komunikasi internal membuat warga merasa penting, dihargai, dan dihormati. Apresiasi terhadap prestasi warga di muka umum akan memberi motivasi dan inspirasi untuk berlomba-lomba meraih prestasi.
4. Warga yang termotivasi, bangga dan menjadi bagian dari transformasi usaha akan menjadi duta dari perusahaan (corporate ambassador) secara sukarela. Dilengkapi dengan panduan komunikasi, seluruh warga akan menjadi komunikator dan promotor perusahaan di manapun mereka berada. Dengan adanya social media, seluruh warga perlu diberdayakan agar dapat secara efektif menjadi PR perusahaan di komunitas-komunitas online dan offline di mana mereka berada. Hal ini tentu akan membangun reputasi dan citra positif perusahaan, dan pada akhirnya efektif membangun ekuitas brand perusahaan.
5. Komunikasi internal juga menjadi salah satu syarat implementasi strategi usaha. Seringkali strategi usaha yang sempurna, tak bercelah, tak dapat diimplementasikan karena tidak dikomunikasikan dengan baik pada para implementor strategi tersebut.

Jenis-jenis komunikasi internal

Dalam hal ini perlu dilihat dua jenis komunikasi yaitu komunikasi perusahaan terhadap seluruh warganya, yang dilakukan oleh divisi Human Capital Development bekeja sama dengan divisi Komunikasi Korporat, serta komunikasi kepemimpinan dari setiap pemimpin.

Komunikasi internal perusahaan

Komunikasi internal perusahaan dapat dilaksanakan dengan beberapa cara:

• Mekanisme umpan balik, termasuk riset dan monitoring secara berkala, untuk mengetahui aspirasi, persepsi, ekspektasi dan harapan warga perlu menjadi dasar dari segala kegiatan komunikasi internal. Riset ini dapat berupa Internal Communications Audit dan Employee Engagement Survey. Monitoring dapat berupa monitoring melalui media sosial, pertemuan reguler, kotak opini dan hotline service internal. Berbagai kegiatan komunikasi internal perlu diukur keberhasilannya di akhir periode dengan menggunakan mekanisme ini, sehingga perusahaan dapat menilai kegiatan apa yang efektif dan layak diberikan alokasi bujet, serta yang tidak efektif.
• Kick off awal tahun: membangun “excitement” terhadap target, cita-cita perusahaan pada tahun yang akan berjalan. Perlu diciptakan suasana motivasi tinggi. Seluruh pembicara harus siap menjadi motivator. Kebanggaan dan kebersamaan team kecil pun perlu dibangun selain pembangunan jaringan dan sinergi secara luas.
• Townhall meeting: pertemuan seluruh warga untuk membahas mengenai kebijakan besar perusahaan, biasanya disampaikan langsung oleh pemimpin perusahaan. Kegiatan ini harus dibuat menarik, tidak membosankan dan secara efektif menyampaikan perkembangan yang signifikan dalam perusahaan. Pimpinan-pimpinan senior harus menjadi contoh dengan menghadiri acara ini dan memberikan motivasi pada seluruh warga yang dipimpinnya untuk hadir. Setelah acara selesai, sampaikan kelanjutan dari acara tersebut, dan apa yang diharapkan dari seluruh warga.
• E-newsletter, intranet, internal blog, pengumuman perusahaan: secara berkala perusahaan perlu menyampaikan berita-berita perkembangan usaha, visi missi dan nilai usaha dari berbagai sisi pandang, dan penghargaan atas prestasi warga.
• Kartu ucapan pribadi dari CEO/pimpinan usaha untuk hari ulang tahun atau untuk menghargai prestasi khusus.
• Breakfast meeting di mana CEO dapat mendengarkan secara langsung masukan dari staf dari berbagai divisi.
• Portal interaktif sebagai pusat informasi: kebijakan perusahaan, perkembangan terkini, warga berprestasi, kemajuan industri, persaingan, trend konsumen, penemuan-penemuan terkini, regulasi pemerintah dan berbagai informasi penting lainnya yang dapat diakses kapan saja oleh seluruh warga.
• CSR yang melibatkan warga: warga dapat dilibatkan dari penciptaan ide, perencanaan, implementasi lapangan, monitor dan evaluasi kegiatan CSR. Keterlibatan ini dapat membangun kebanggaan, perasaan berharga dan dibutuhkan, serta menciptakan motivasi yang tinggi.
• Manual komunikasi: Kebijakan, tata cara dan prosedur komunikasi korporat di mana warga dapat memahami kapan mereka dapat berkomunikasi ke pihak luar dan kapan hal tersebut harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pelaksana fungsi komunikasi korporat. Warga pun perlu faham bagaimana caranya mereka dapat menjadi “duta usaha” secara efektif melalui berbagai medium, online dan offline, apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam berbagai forum. Pembangunan brand pribadi (personal branding) setiap warga perlu diselaraskan dengan pembangunan brand perusahaan. Manual ini juga berfungsi sebagai panduan bagi manajemen untuk mampu berkomunikasi secara efektif, memberdayakan warganya dalam mencapai cita-cita bersama.

Komunikasi kepemimpinan

Selain komunikasi yang dijalankan oleh perusahaan setiap pemimpin dalam perusahaan, baik pemipin puncak maupun menengah perlu menjalankan komunikasi yang baik dengan setiap warga yang dipimpinnya dan di luar divisinya. Dalam hal ini penerapkan kebiasaan pemimpin efektif menjadi sangat penting:

• Bersikap proaktif, dilandasi pemikiran positif. Setiap pemimpin tidak pernah boleh menyalahkan pimpinan di atasnya atau memberikan alasan-alasan atas ketidak berhasilan. Setiap pemimpin harus menjaga komunikasinya sebagai komunikasi pemenang, dan bukan komunikasi pecundang. Bahasa yang digunakan harus benar-benar diperhatikan sebagai dasar dari komunikasi kepemimpinan.
• Menetapkan tujuan dan menterjemahkannya secara detail dan jelas agar seluruh anggota team terlibat didalamnya. Semua perbedaan perlu dikonfrontasi dengan “cita-cita bersama” sebagai pemersatu.
• Menetapkan skala prioritas bagi team, “batu besar” yang paling penting dalam mencapai tujuan. Penetapan prioritas yang jelas akan memudahkan warganya untuk mengelola sumber daya yang terbatas.
• Mendengar: the greatest leaders are the greatest listeners. Dengan mendengarkan, memahami aspirasi, persepsi dan harapan warga yang dipimpinnya setiap pemimpin akan mampu menemukan cara untuk membangun motivasi dan memberdayakan seluruh warganya mencapai cita-cita bersama
• Selalu berfikir win win: setiap kelompok memiliki tantangan masing-masing, dan tak mudah membangun keselarasan kepentingan seluruh pihak. Setiap pempimpin bertugas membangun komunikasi konstruktif untuk menciptakan solusi win win bagi seluruh team.
• Membangun sinergi: pemimpin efektif giat membangun sinergi di dalam kelompok yang dipimpinnya. Dengan adanya diskusi yang terbuka, memberikan kesempatan bagi seluruh warga menyampaikan pendapat, berdebat, menciptakan ide-ide kreatif dan inovasi-inovasi yang dapat membawa menuju cita-cita, pemimpin menciptakan kebersamaan yang konstruktif, menghasilkan lebih besar daripada kalau setiap warga bekerja sendiri secara terpisah. Dalam hal ini pemimpin harus meletakkan ego di tempat paling belakang. Seringkali tidak penting menjadi “yang paling benar” kalau hal tersebut dapat menciptakan keretakan hubungan atau melemahkan dukungan. Sinegi membutuhkan kedekatan emosional, bukan hanya rasional.
• Mengasah gergaji: setiap pemimpin perlu sensitif dalam mengukur temperatur tim kerjanya, dan membangun stabilitas tim kerjanya agar selalu “tajam”. Pemimpin efektif mendorong semangat warganya untuk mengasah gergajinya dengan selalu mengejar ilmu, berolah raga, membangun jaringan secara luas dan lain-lain. Komunikasi berperan dalam memotivasi warga untuk ingat bahwa kualitas hanya akan dapat dihasilkan oleh warga yang “tajam”, dan tidak “tumpul” alias sering sakit, tak faham perkembangan dunia dan tak mau bergaul.

Pada akhirnya, komunikasi internal yang baik membangun kebiasaan pemimpin-pemimpin yang efektif. Dan kebiasaan-kebiasaan tersebut akan perlahan-lahan menjadi “gaya hidup” dan “budaya” perusahaan, apabila secara konsisten dan reguler dijalankan, diperbaharui dan dijaga “kesegarannya”.