Oleh: Sigit Prabowo, Consultant – Healthcare, Beauty Consumer Division at Fortune PR
Di dunia Public Relations (PR), kita sebagai praktisi PR dituntut untuk teliti disetiap lini pekerjaan yang dilakukan. Termasuk untuk hal terkecil sekalipun yang terkadang luput dari pantauan kita yang memang sudah merangkum semua pekerjaan yang akan dilakukan dalam bentuk timeline ataupun ceklist. Ini bukan perkara mencatat atau mendokumentasikannya dalam sebuah catatan yang bisa kita lihat setiap saat untuk mengecek apa saja yang sudah dan belum dilakukan. Tetapi lebih kepada bagaimana kita bisa mendapatkan essensi dari catatan setiap pekerjaan yang kita lakukan yang dijewantahkan dalam bentuk Key Learnings, yang bukan hanya dicatat tetapi harus diresapi dan di-share ke anggota team lainnya melalui penyampaian secara verbal.
Belajar dari pengalaman Saya sebagai konsultan PR untuk divisi baru di Fortune PR yaitu Healthcare, Beauty dan Consumer, Key Learnings menjadi begitu penting untuk kita setting di pola pikir kita, guna merekam semua kejadian yang terkait dengan pekerjaan yang kita lakukan. Semisal untuk acara Media Gathering, di fase persiapan biasanya kita akan membuat beberapa persiapan terkait konten siaran pers, undangan untuk media, pemilihan tempat acara, pemilihan narasumber yang akan berbicara, pemilihan MC, membuat ajuan proposal, hingga detail budget. Nah, dari sekian item tersebut, dalam perjalanannya tidak selalu lancar tanpa halangan. Meski dengan persiapan yang matang sekalipun kita harus bersiap untuk hal yang terburuk pula.
Sebagai contoh, last minute cancellation MC, jadi pada H-1, MC mendadak konfirmasi tidak bisa berpatisipasi dalam acara kita karena satu dan lain hal. Jelas kita harus mencari penggantinya, melakukan briefing kembali tentang konten-konten apa saja yang akan dibawakan oleh MC nantinya, pasti ini akan memakan sebagian alokasi waktu yang telah tertata rapi di fase persiapan acara. Padahal jika merunut kebelakang, kita sudah mengandalkan timeline ataupun ceklist. Fase implementasi jauh lebih krusial, terjadi kesalahan sedikit akan berpengaruh signifikan pada keseluruhan acara. Saya ambil contoh, Speaker Delays, dalam acara yang melibatkan lebih dari satu pembicara, Speaker Delays menjadi concern utama yang perlu diperhatikan. Audiens yang hadir diacara tidak akan peduli mengenai keterlambatan salah satu pembiacara di acara kita, yang audiens inginkan adalah saya diundang, kemudian saya datang serta saya duduk untuk mengikuti keseluruhan acara. Cara yang paling mumpuni adalah dengan membiarkan acara talkshow tersebut berjalan tanpa harus menunggu pembicara yang telat datang tersebut.Untuk menyiasatinya yaitu dengan memperpanjang durasi talkshow dengan cara terus menerus memberikan instruksi kepada MC untuk melakukan improvisasi pertanyaan yang akan ditanyakan MC kepada pembicara yang ada, dengan demikian akan ada jeda waktu yang dapat digunakan untuk menunggu si pembicara yang telat tersebut. Hal- hal tersebut terjadi sebagai pembelajaran, jika hanya dicatat saja apa bedanya dengan sebuah notulensi. Perlu diresapi dan di-share agar anggota team yang lain mengerti melalui penyampaian secara verbal.
Kedepannya melalui contoh Key Learnings last minute cancellation MC dan Speaker Delays tadi, kita jadikan kegagalan yang pernah terjadi tersebut sebagai pembelajaran. Diharapkan Key Learnings dapat dijadikan sebagai referensi yang akan membekali diri kita. Key Learnings itu ibarat sebuah pengalaman, sudah terjadi dan tidak bisa diulang kembali, hanya bisa kita jadikan acuan untuk lebih baik lagi di masa mendatang.
Yuk, mulai dari sekarang, buat catatan khusus untuk Key Learnings pada setiap pekerjaan yang kita lakukan dan di-share agar semua yang menjadi anggota team kita menjadi well-informed dan bisa memaksimalkan hasil disetiap pekerjaan yang dilakukan. Amin
Follow Sigit Prabowo Twitter: @sigitpr_
Leave a Reply